Система автоматизації документообігу

Систе́ма автоматиза́ції документоо́бігу (Систем́а електро́нного документоо́бігу) — інформаційна система, що забезпечує процес створення, управління доступом і поширення електронних документів, а також забезпечує контроль над потоками документів в організації.

Типи електронних документів

• Договір
• Акт
• Рахунок
• Видаткова
• Замовлення
• Вкладення
• Інші типи документів

Сучасні системи електронного документообігу дозволяють створювати будь-яких типи документів, передбачені діловими процесами в організації.

Основні поняття електронного документообігу

• Документообіг — рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення; комплекс робіт з документами: прийом, реєстрація, розсилка, контроль виконання, формування справ, зберігання і повторне використання документації, довідкова робота.
• Електронний документообіг (ЕДО) — єдиний механізм по роботі з документами, представленими в електронному вигляді, з реалізацією концепції «безпаперового діловодства».
• Електронний документ (ЕД) — документ, створений за допомогою засобів комп'ютерної обробки інформації, підписаний електронним цифровим підписом (ЕЦП) і збережений на машинному носієві у вигляді файлу відповідного формату.
• Електронний цифровий підпис (ЕЦП) — аналог власноручного підпису, що є засобом захисту інформації, що забезпечує можливість контролю цілісності і підтвердження достовірності електронних документів.
• Кваліфікований електронний підпис (КЕП) — новий термін, передбачений Законом України «Про електронні довірчі послуги», який набув чинності 7 листопада 2018 року. Це удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа.

Основні принципи електронного документообігу

• Однократна реєстрація документа, що дозволяє однозначно ідентифікувати документ в будь-якій інсталяції даної системи.
• Можливість паралельного виконання операцій, що дозволяє скоротити час руху документів і підвищення оперативності їх виконання.
• Безперервність руху документа, що дозволяє ідентифікувати відповідального за виконання документа (завдання) в кожен момент часу життя документа (процесу).
• Єдина (або погоджено розподілена) база документної інформації, що дозволяє унеможливити дублювання документів.
• Ефективно організована система пошуку документа, що дозволяє знаходити документ, володіючи мінімальною інформацією про нього.
• Розвинена система звітності по різних статусах і атрибутах документів, що дозволяє контролювати рух документів по процесах документообігу і приймати управлінські рішення, ґрунтуючись на даних зі звітів.

Див. також

• Документообіг
• Автоматизована система документообігу суду