Користувач:Yana Shtan/Чернетка
Документопотік[1].— це комплекс заходів передавання інформації в установі, зафіксованих на носіях. Формування документопотоків залежить від побудови і структури установи, форми організації обліку, типів, виду та характеру технічних та організаційних засобів, обчислювальних машин, які використовуються в процесі документопотоку. Вони бувають різної інтенсивності, що потребує особливої уваги при організації облікового процесу.
Види документопотоків ред.
- Документопотік вхідних документів (листи, угоди, рекламні оголошення, відомчі розпорядження та інструкції тощо). Більша частина документів, які обробляються, адресовані керівнику підприємства, лише менша частина — заступникам керівника, керівникам структурних підрозділів і конкретним виконавцям;
- Документопотік внутрішніх документів — це документи які функціонують одного підрозділу в інший, як правило це — накази, розпорядження, інструкції керівництва, службові записки, акти тощо;
- Документопотік вихідних документів — це документи які виходять з установи, як правило це відповіді на листи, угоди, звіти, контракти, прес-релізи та ін.
Ознаки документопотоку ред.
- Зміст або функціональна належність до документів.
- Структура документів.
- Спрямованість документів.
- Обсяг даних документів.
Зміст документопотоку — це певні документи, включені до нього, та дана інформація, зафіксована в цих документах. Структурними показниками потоку документів, зазвичай, є ознаки функціонального призначення документів, такі як організація систем управління, організація процесів управління, обліку кадрів управління кадрами тощо. Режим документопотоку визначається циклічністю виконуваних операцій, наприклад, планування, звітності квартальної, піврічної, річної, внутрішніми ритмами роботи підприємства. Напрям документопотоку характеризується змістом конкретної технологічної операції, способом засвідчення, погодження, затвердження, ознайомлення тощо. Об'єм документопотоку визначається обсягом документів, або обсягом інформації, яка міститься в документах наприклад аркуші, знаки, кількість доручень, виконавців за вказаний період. Зміни можуть бути пов'язані із зменшенням ділової, політичної, управлінської активності, внутрішніми змінами роботи організації.