Аналітично-синтетична переробка (АСП) документів - полягає в представленні кожного окремого документа або їх певної сукупності в такому вигляді, який максимально відповідає тій чи іншій завданню науково-інформаційної діяльності. Потреба в аналізі та синтезі наукової інформації, здійснюваному спеціальними службами, виникла внаслідок прискореного розвитку науки і техніки. А саме:

Кількість з'являються наукових документів по будь-якому, навіть самому вузькому предмету стало настільки великим, що вчений або фахівець вже давно не має часу читати або хоча б переглядати усі відповідні його інтересам джерела;
Виникла гостра необхідність не тільки у відомостях про наукову інформації, але і в самій наукової інформації, тобто в конкретних фактичних даних або в так званій фактографічної інформації. Така інформація повинна бути попередньо піддана критичної оцінки і оброблена з урахуванням її призначення та використання;
У науково-технічній літературі публікується дуже багато наукової інформації, яка є ненадійною, застарілої або навіть неправильною. До того ж наукова інформація зазвичай буває розсіяна по різним документам, опублікованим або підготовленим в різний час, на декількох мовах і в різноманітній формі. Тому виникла необхідність не тільки в зборі, систематизації та фізичної «конденсації» такої інформації, але і в її критичній оцінці та узагальненні.

Сутність, значення та види аналітико-синтетичної переробки інформації ред.

Відомо, що аналіз і синтез є головними методами мислення. Аналіз (грец. analysis - розкладання, розчленування) і синтез (грец. synthesis - з'єднання, поєднання, складання) - це процеси уявного розчленовування цілого на складові частини і возз'єднання цілого з частин. Важливо підкреслити, що аналітико-синтетична переробка (АСП) інформації має місце не тільки в науково-інформаційної діяльності (НІД), а й в інших видах пізнання. Метою науково-дослідної діяльності та АСП інформації в її ході є витяг з документів нових фактів або відомостей, які в цих документах в явному вигляді не виражені. Нові відомості логічно виводяться з наявної інформації, причому для цього додатково залучається так звана екстралінгвістичні інформація (тобто інформація, не міститься в цих документах).Відомо, що в мирний час не менше 80% розвідувальної інформації видобувається шляхом АСП відомостей, які з несекретних джерел - газет, журналів, книг, теле-і радіопередач, матеріалів всесвітньої павутини та ін. Завданням спеціаліста-аналітика в цьому випадку є витяг з тексту одного або кількох документів таких відомостей (частиною засекречених), які в цих документах в явному вигляді не містяться. Що стосується специфіки АСП інформації при НІД, то вона полягає в угрупованні, зіставленні, оцінці та узагальненні тій і тільки тієї інформації, яка явно мається на цих документах, а також у поданні узагальненої інформації в компактному вигляді, зручному для її практичного використання. Основними видами АСП документів є:

Бібліографічний опис;
Їх класифікація (індексування);
Анотування;
Реферування;
Переклад з однієї мови на іншу;
Складання оглядів

Кожному виду такої переробки властиво певне співвідношення аналізу та синтезу. Ніякого синтезу не проводиться при науковому перекладі, в той час як при підготовці оглядів питома вага синтетичної роботи досягає свого максимуму. В процесі створення вторинного документа проводиться згортання інформації, яка полягає у зменшенні її фізичного обсягу, зміні знакової форми (при індексуванні), оцінці новизни, наукової, практичної та іншої цінності документа. Перераховані види АСП документів удосконалювалися протягом століть у зв'язку з розвитком книговидавничої, книготоргового та бібліотечної справи, бібліографії, прикладної лінгвістики та організації наукової праці. Однак тільки з виникненням інформатики вдалося виявити їх внутрішню взаємозв'язок, приналежність до одного типу операцій, а також поставити питання про їх механізації і автоматизації.

Макроаналітичне згортання інформації ред.

Бібліографічний опис електронних ресурсів ред.

Бібліографічний опис (БО) документа - це частина бібліографічного запису представляє собою сукупність бібліографічних відомостей про документ, наведених за певними правилами, що встановлює порядок проходження областей та елементів, призначених для його ідентифікації й загальної характеристики. БО являє собою бібліографічну модель документа, оформлену у вигляді системи взаємопов'язаних елементів з попередньої пізнавальної пунктуацією. Бібліографічний запис (БЗ) - це елемент бібліографічної інформації, що фіксує в документальній формі відомості про документ, що дозволяють його ідентифікувати, розкривати його складові частини і зміст з метою бібліографічного пошуку. До складу БЗ входять:

БО;
Заголовок БЗ;
Терміни індексування (класифікаційні індекси і предметні рубрики);
Анотація (або реферат);
Шифр зберігання документа;
Дата завершення обробки документа;
Відомості службового характеру.

Обов'язковим елементом БЗ є БО, інші ж компоненти можуть змінюватися в залежності від цілей і завдань. БЗ, обов'язково включає шифр зберігання документа і призначена для бібліотечного каталогу, називається каталогізаційного записом. Якщо розглядати складання БО як процес, то він полягає в зіставленні за певними правилами переліку відомостей про який-небудь документ, який ідентифікує цей документ і дозволяє знаходити його серед безлічі інших. При бібліографічному описі науковий документ піддається аналізу, для чого цей документ розчленовується на складові частини. Головним об'єктом аналізу є не зміст тексту і не сам текст, а його зовнішні розпізнавальні ознаки. Цей процес проводиться за суворими правилами, виробленим багатовікової суспільною практикою. В результаті такого аналізу визначається заголовок документа (тексту), ім'я його автора, надзаголовочние і подзаголовочние дані та інші розпізнавальні ознаки документа. Далі проводиться синтез одержуваних відомостей з метою складання БО документа. Для цього вони наводяться в строго встановленій послідовності і формі:

Ім'я автора;
Заголовок;
Подзаголовочние дані;
Вихідні дані;
Кількісна характеристика;
Надзаголовочние дані;
Примітки.

Створене в результаті такого синтезу БО дозволяє однозначно ідентифікувати кожен науковий документ, без чого неможливе створення документальних інформаційно-пошукових систем, що реалізуються як в традиційній формі (карткові каталоги, бібліографічні покажчики, реферативні журнали, бібліотеки), так і за допомогою засобів автоматизації.

Анотування документів ред.

Анотація - коротка характеристика первинного документа з точки зору його змісту, призначення, форми та інших особливостей. Носить довідковий або рекомендаційний характер. Служить в якості засобу інформаційного пошуку документів. Анотацією (від лат. Annotatio - примітка) називається зв'язний текст, коротко характеризує документ з точки зору його призначення, змісту, виду, форми та інших особливостей. Існує класифікація анотацій за різними ознаками (цільовим призначенням, способу характеристики, обсягу, ступеня використання засобів автоматизації та ін.) При анотуванні головним об'єктом аналізу є текст документа. Такий аналіз може переслідувати дві різні цілі:

Виявлення центральної теми або предмета, розгляду якого присвятив цей документ сам автор, а також основних ідей і фактів, пов'язаних з цією темою чи предметом;
Визначення того, наскільки даний документ за своїм семантичним (смисловому) змістом відповідає науковим або практичним інтересам певної групи вчених і фахівців.

Результати аналізу синтезуються в деякий комплекс понять, який виражається і записується на природній мові. Для виконання аналізу і синтезу потрібно знання хоча б основ тієї галузі науки або техніки, до якої належать піддаються переробці документи. Високоякісне ж анотування наукових документів можуть виробляти лише фахівці. Анотації використовуються в галузі бібліотечної справи і бібліографії, у видавничій та книготорговом справі і в науково-інформаційної діяльності.

Мікроаналітичне згортання інформації ред.

Процес індексування ред.

В будь-якій бібліотеці чи в інформаційному центрі наявна у фонді література зберігається не як доведеться, а в суворій відповідності з інформаційно-пошуковою системою (ІПС). Саме ця умова і забезпечує швидкий пошук документів та їх видачу читачам. Для того щоб включити нову одиницю у фонд, необхідно її проіндексувати, тобто зіставити зміст тексту документа з термінами мови даної ІПС. До традиційних ІПС відносяться каталоги і картотеки. ІПС будується на основі інформаційно-пошукової мови (ІПМ). Так називається штучна мова, призначений для вираження змісту документів та інформаційних запитів. Він будується на базі відповідного природної мови (наприклад, англійської або російської), але має ряд деяких обов'язкових вимог. До них відносяться:

Однозначність (кожен запис на ІПМ повинна мати тільки один зміст, а будь-яке поняття має отримати засобами мови одноманітну запис);
Семантичне відповідність (здатність відображати з необхідною повнотою і точністю смисловий зміст документів і запитів певної предметної області);
Відкритість, яка дає можливість коректування мови.

В якості прикладів ІПМ можуть бути названі:

Десяткова класифікація Дьюї (ДКД);
Універсальна десяткова класифікація (УДК);
Бібліотечно-бібліографічна класифікація (ББК);
Класифікація двокрапкою Ш.Р. Ранганатана (КД);
Бібліографічна класифікація Г.І. Блісса (БК);
Класифікація бібліотеки Конгресу США (КБК).

Для кожного ІПМ характерні своя лексика (словниковий склад), базисні (аналітичні) відносини, граматика, система позначень (алфавіт), система ведення (зміни і доповнення), правила утворення з простих лексичних одиниць (слів, рубрик, індексів) складних або складових, а також правила інтерпретації (перекладу з природної мови на ІПМ і навпаки). Процес індексування включає в себе:

Аналіз змісту індексуємого матеріалу і вибір з нього лексичних одиниць, слів чи словосполучень, що виражають смислове зміст тексту;
Перетворення обраних лексичних одиниць природної мови в лексичні одиниці ІПМ, тобто нормалізацію перших за формою та змістом;
Формування пошукового образу документа (ПОД) або запиту з введенням в нього граматичних засобів ІПМ або без них. Як ПІД виступають поєднання предметних рубрик, індексів будь класифікації (УДК, ББК та ін) або ключових слів (дескрипторів).

Таким чином, індексування означає кодування за певними правилами змісту документів для її включення в дану ІПС. Існують два основні види індексування - систематизація та предметизація. При систематизації зміст документа або запиту виражено класифікаційними індексами відповідно до правил якого класифікаційного ІПМ (класифікаційної системи). При предметизації зміст документа або запиту виражено предметними рубриками відповідно до правил предметізаціонного ІПМ. При систематизації документів на першому етапі безпосередньо знайомляться з документами, виявляють і відбирають їх основні смислові компоненти. Потім словесна форма за спеціальними таблицями класифікації перекладається на мову класифікаційних індексів. На заключному етапі проводиться категоріальний синтез - виявлення класифікаційні ознаки об'єднуються в повному класифікаційному індексі. При предметизації документа виділяють предмет (предмети) і аспект (аспекти) його розгляду. Потім дані смислові компоненти формулюються у словесній формі відповідно до прийнятих правил і принципами предметизації. На заключному етапі предмет і аспекти розгляду позначаються за допомогою предметних рубрик предметного каталогу даної бібліотеки з необхідною і достатньою мірою адекватності. Якщо в словнику (списку) відсутній предметна рубрика, що дозволяє ідентифікувати зміст документа, приймається рішення про включення до нього нової рубрики і одночасно вносяться зміни до довідково-методичну документацію. В інформатиці часто оперують терміном «координатне індексування», розуміючи під ним метод інформаційного аналізу змісту документів або запитів, в результаті якого лексичні одиниці (ключові слова, словосполучення, рубрики та інші), витягнуті з текстів, з'єднуються між собою координатної (соподчінітельной) зв'язком ; при цьому вони можуть комбінуватися в будь-яких відносинах, необхідних для більш точного пошуку інформації. Індексування відноситься до числа «внутрішніх» бібліотечних та інформаційних процесів, мало помітних сторонньому оку. Однак значення цього процесу важко переоцінити, оскільки саме він, нормалізуючи лексику, забезпечує єдність потоків інформації в ІПС.

Реферування документів ред.

Реферат - короткий виклад змісту первинного документа, що включає основні фактичні відомості та висновки, а так само дані про об'єкти опису. Реферат служить для орієнтації в інформаційних потоках (пізнавальні функції). Реферування - це інтелектуальний творчий процес, що включає осмислення, АСП інформації та створення нового документа - реферату, володіє специфічною мовно-стилістичної формою. Згідно з чинним ГОСТу 7.9-95 «СИБИД. Реферат і анотація. Загальні вимоги »,« реферат - короткий точний виклад змісту документа, що включає основні фактичні відомості та висновки, без додаткової інтерпретації або критичних зауважень автора реферату ». У цьому ж стандарті описуються основні вимоги до реферуванню. До реферату пред'являються такі основні вимоги:

Новизна інформації;
Наукова адекватність реферату джерела;
Виявлення концепції автора і оптимальне поєднання теоретичного і фактичного матеріалу;
Досягнення максимальної інформативності при підвищенні ступеня згортання інформації.

Сформована практика реферування наукової літератури, а також співвіднесення обсягу автореферату та дисертації свідчать про те, що оптимальний обсяг реферату повинен складати в середньому 10-15% реферованих документа (хоча можлива і великий ступінь стиснення інформації). В даному випадку в рефераті в повній мірі можна відобразити всі елементи структури, основний фактографічний матеріал, методичні та концептуальні особливості реферованих джерела, статистичні та довідкові дані. Такий реферат може замінити дослідникам і викладачам першоджерело, який можливо їм недоступний з тих чи інших причин. Будучи специфічним жанром наукової інформації, реферат багато в чому за своєю структурою залежить від реферованих документа. Тим не менш, в його структурі зазвичай виділяються три основні частини:

Заголовок;
Текст реферату;
Довідковий апарат.

Заголовок реферату включає в першу чергу БО реферованих джерела. Якщо ж реферується література іноземними мовами, то в самому початку дається короткий переклад заголовка, а потім БО документа на мові оригіналу. У зведених рефератах спочатку наводиться назва даного реферату, після чого йде перелік БО реферованих джерел. Причому, черговість їх розташування може базуватися на основі хронологічного або алфавітного принципу. Сам текст реферату містить науково значиму інформацію, отриману шляхом АСП реферованих документа. В тексті застосовуються цитати, формули, таблиці та ілюстрації. У ньому подано відомості про автора реферованих джерела (науковий ступінь, місце роботи тощо), представляється структура та особливості першоджерела, документальна база дослідження, відзначається актуальність і ступінь новизни реферируемой роботи, викладаються концептуальні погляди автора. Довідковий апарат реферату звичайно включає відомості, які додатково характеризують першоджерело:

Індекс УДК;
Шифр або номер реферату;
Довідки про кількість ілюстрацій і таблиць в реферованому документі, про наявність в ньому бібліографії;
Посилання і примітки референта;
Прізвище референта або назва організації, що склала реферат.

Основні правила складання реферату:

загальне ознайомлення з реферованих документом (читання авторського резюме, вступу, змісту та висновку, перегляд тексту, додатків та довідкового апарату), в ході якого визначається його наукова значимість і актуальність, тип майбутнього реферату;
читання документа з метою виділення істотних, ключових елементів його змісту, визначення глибини та ступеня новизни інформації, виявленої в реферованому джерелі і т.п.;
аналіз виділених відомостей та остаточний їх відбір для включення до реферат;
побудова схеми викладу матеріалу реферату з тим, щоб він логічно і адекватно відображав реферованих документ;
написання та наукове оформлення реферату.

Список використаних джерел ред.

Закон України «Про інформацію» // ВВР. – 1992. – № 48. – Ст.650.
Автоматизированные системы обработки экономической информации / Под ред. профессора В.С. Рожнова. – М.: Финансы и статистика 1986.
Акаєв Ш.М. Інформаційно-аналітичне забезпечення прийняття управлінських рішень з оновлення продукції: Автореф. дис... канд. екон. наук: 08.06.02 / Донецький держ. ун-т економіки і торгівлі. – Донецьк 1999.
Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов // Секретарское дело. – 1998. – №3. – С. 19 – 23.
Вітюк О.В. Гуралюк А.Г. Москалькова Н.М. та ін. Основи інформатики. – К.: МАУП 2005.
Гаевский А.Ю. Самоучитель работы на персональном компьютере. – К.: А.С.К. 2005.
Горьовий Л.Є. Швець М.Я. Дрогаль Т.Г. та ін. Комп ютеризована система інформаційно-аналітичного забезпечення законотворчої та правозастосовної діяльності: Посібник. – К.: Парламентське вид-во 1998.
Гречихин А.А. Здоров И.Г. Информационные издания: Типология и основные особенности подготовки. – М.: Книга 1988.
Державна уніфікована система документації. Основні положення: ДСТУ 3843-99. – К.: Держстандарт України 2000.
Дєгтяр А.О. Державно-управлінські рішення: інформаційно-аналітичне та організаційне забезпечення / Національна академія держ. управління при Президентові України Харківський регіональний ін-т. – Х.: Видавництво ХарPI NADY «Магістр» 2004.
Дибкова Л.М. Інформатика і комп ютерна техніка. – К.: Академвидав 2005.
Журавель Е.Ш. Цукерман Э.М. Стандартизация реферата и аннотации // НТИ. Сер. 1. – 1979. – № 5. – С. 25-27.
Ильина О.П. Информационные технологии бухгалтерского учета. – СПб.: Питер 2001.
Информационные системы в экономике / Под ред. проф. В.В. Дика. – М.: Финансы и статистика 1996.
Інформаційно-аналітична діяльність в міжнародних відносинах: Матеріали наук.-практ. конф. 24-25 квітня 2003 р. / Національний ун-т ім. Т.Шевченка. Інститут міжнародних відносин Технологічний ун-т Поділля (м. Хмельницький) / М.Є. Скиба (ред.кол.) – Хмельницький: ТУП 2003.
Климовицька Г.Ю. Інформаційно-аналітичне забезпечення управління розвитком малого підприємництва в регіоні: Автореф. дис... канд. екон. наук: 08.02.03 / Харківський національний ун-т ім. В.Н.Каразіна. – Х. 2006.
Кулешов С.Г. Документознавство: Історія. Теоретичні основи / Український держ. НДІ архівної справи та документознавства Державна академія керівних кадрів культури і мистецтв. – К. 2000.
Кулешов С.Г. Управлінське документознавство: Навч. посіб. для вищ. навч. закл. культури і мистецтв. – К.: ДАКККіМ 2003.
Кушнаренко Н.М. Внутріпредметна і міжпредметна інтеграція дисциплін документознавчого циклу // Вісн. Харк. держ. акад. культури. – Х. 2003. – Вип. 11. – С. 110 – 115.
Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учеб. для вузов. – К.: Знання 2004.

Додати тему

Арутюнян Анжела

Зміст